Dokumente bearbeiten & verwalten

Serienbriefgenerator

Unter dem Menüpunkt "Serienbriefe" werden Vorlagen und Datenquellen übermittelt, anschliessend kann mit der gewünschten Vorlage und Datenquelle ein Serienbrief erstellt werden. Bevor der gesamte Serienbrief generiert wird, ermöglicht eine Vorschau der ersten 5 und letzen 5 Datensätze eine schnelle visuelle Kontrolle.

Ein breites Spektrum an Einstellungsmöglichkeiten lassen keine Wünsche offen.

Dokumente aufteilen

Jedes mehrseitige Dokument (pdf) kann entweder nach der gewünschten Seitenanzahl oder nach einem von Ihnen definierten im Dokument vorhandenen Text aufgeteilt werden. Das ursprüngliche Dokument kann anschließend entweder gespeichert oder gelöscht werden.

Automatische Prüfung und
visuelle Kontrolle

In der Dateivorschau können je nach gewähltem Produkt, über die Option "Anmerkungen anzeigen", notwendige Hinweise dargestellt werden unter anderem der Adressfenster Block in zwei Zonen (Vermerk-und Adresszone) getrennt und farblich darstellen lassen. Sollte es zu Überschneidungen und nicht Einhaltung der Brief- und Poststandards kommen, ist dies sofort ersichtlich.

Sofern das Dokument eine von uns nicht unterstütze Schriftart enthält oder die Seitenanzahl nicht einheitlich wird dies durch einen dementsprechenden Hinweis visualisiert, anschließend kann entschieden werden den Auftrag dennoch durchzuführen oder das Dokument anzupassen.

Workflows

Mittels den Einstellungen auf Ordnern in denen die Dateien gespeichert werden, können wiederkehrende Abläufe vollautomatisch abgewickelt werden und erleichtern die Arbeit und sparen Zeit.

Import & Upload

Egal ob WebDAV, S3, sFTP, und/oder unseren virtuellen Drucker, wir importieren Ihre Dateien automatisch. Unser Webupload ermöglicht es Dateien im Browser manuell per Drag & Drop zur Verfügung zu stellen.

Digitale Beilagen

Ihre eigenen Dokumente (SEPAMandat, Werbebeilagen) oder direkt im XidrasPostmaster erstellte Zahlscheinvorlagen als digitale Beilage definieren und diese dann automatisiert Ihren Aussendungen beifügen. Bitte beachten dabei das die derzeit definierte maximale Blattanzahl von 3 Blättern inkl. Beilage nicht überschritten darf. Über unsere Workflows können Sie auch steuern das Beilagen nur bei speziellen Dokumenten hinzugefügt werden sollen.

Weitere Funktionen

Wir bieten noch mehr Funktionen, die das Bearbeiten von Dateien erleichtern.

Automatisiertes überdrucken der Vermerkzone

Sobald diese Option aktiviert ist, wird die Vermerkzone mit weißem Hintergrund überdruckt, unabhängig davon ob in diesem Bereich bereits ein Text/Bild vorhanden ist.

Schriftarten einbetten

Bei aktivierter Option werden die verwendeten Schriftarten automatisch geprüft und sofern unbekannte Fonts festgestellt werden, wird der Text durch Standard-Schriftarten ersetzt.

Regelbasierte Anpassungen

Es sollen bestimmte Dokumente immer in Farbe gedruckt werden oder so rasch als möglich versenden dann können Sie das vorab einstellen und wir führen Ihre Vorgaben automatisch aus.

Häufig gestellte Fragen

Ein „Umsteigen“ im herkömmlichen Sinne ist nicht notwendig. Anstatt Dokumente mühsam selber auszudrucken, die Briefe anschließend händisch zu falzen, zu kuvertieren und dann zur Post zubringen, werden diese einfach digital an uns übermittelt. Es stehen viele verschiedene Möglichkeiten der Dokumentenübermittlung zur Verfügung. Welche Möglichkeiten zur Übermittlung meiner Dokumente habe ich?

Nachdem die Dokumente nach bestimmten Kriterien konfiguriert und bestellt wurden, ist es unsere Aufgabe den zeitaufwendigen Teil wie das Drucken der Briefe, das Falzen, Kuvertieren sowie die Postaufgabe zu übernehmen. Mit dem XidrasPostmaster spart man schon bei nur 8500 Briefen rund 80 Arbeitsstunden pro Jahr.

Um XidrasPostmaster nutzen zu können, wird ein Internet-/Browser-fähiges Gerät benötigt. Wir empfehlen die Nutzung von einem der folgenden Browser, die kostenfrei heruntergeladen werden können.

Wir bieten eine große Palette an Übertragungsmöglichkeiten. Folgende Formate können von uns verarbeitet werden. PDF-Dokumente für Briefe, Streusendungen und Behördenbriefe (RSHybrid) sowie CSV-UTF8 und DOCX Dateien für Serienbriefe.

Webupload inkl. „Drag&Drop“

Dateien werden können manuell auf dem benutzer Computer ausgewählt werden oder mit der Maus auf unsere "Uploadfläche" gezogen werden.

sFTP

Mit dem Secure File Transfer Protocol bieten wir eine verschlüsselte Alternative zum herkömmlichen FTP (File Transfer Protocol) an. Dateien können mit Programmen wie z.B. Cyberduck verwalten und zu uns übertragen werden.

C4 (S3 compatibles Storage)

Existiert bereits ein S3 Amazon Cloudspeicher oder einen S3 kompatiblen Speicher? Kein Problem, wir verbinden unsere System um Dateien schnell und bequem auszutauschen.

WebDAV

Als weitere Möglichkeit zur Dokumentenübermittlung bieten wir ebenfalls Web-based Distributed Authoring and Versioning an. Der Vorteil gegenüber einem sFTP ist unter anderem das es nicht nötig ist zusätzliche Ports in der Firewall zu öffnen da sich die Verbindung über http aufbaut und daher nur Port 80 benötigt wird. Das Öffnen von zusätzlichen Ports einer Firewall erhöht den Zeit- und Arbeitsaufwand für Systemadministratoren und birgt unter Umständen zusätzliche Sicherheitsrisiken. Für die Übermittlung per Webdav können Programme wie z.B. Cyberduck genutzt werden.

Virtueller Drucker / Druckertreiber

Mit unserem Druckertreiber, können Dokumente wie gewohnt ausgedruckt werden. Sie werden nur nicht auf dem eigenen Drucker ausgedruckt, sondern automatisch an uns übermittelt und wir übernehmen den Rest. Dazu muss unser Druckertreiber installiert und aktiviert werden. Sobald ein Dokument ausgedruckt werden soll, wählt man einfach den Virtuellen Drucker aus und schon landen alle gedruckten Dokumente im XidrasPostmaster für die Weiterverarbeitung.

Wir bieten die Möglichkeit Brief-/Werbeprodukte sowie Serienbriefe und behördliche Rückscheinbriefe (RSHybrid) zu erstellen.

Um Portokosten zu optimieren und Geld zu sparen, kann unsere „Duale Zustellung“ verwendet werden. Verifiziert man sich bei uns als Absender, können Dokumente auch digital auf unterschiedlichen Wegen an einen Empfänger gesendet werden. Dadurch werden Druck- und Versandkosten enorm reduziert und gespart. Ist eine digitale Zustellung nicht möglich oder wird das Dokument nicht abgerufen, bestimmt der Absender wann ein Dokument auf dem Postweg versendet wird.

Wir versenden Dokumente weltweit. Der Absender hat die Wahl zwischen Prio und Eco (sofern der Eco-Versand vom Wunschland unterstützt wird).

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Wir bei Xidras.io sind davon überzeugt, dass alles was man macht auch anders, günstiger und schneller funktioniert. Darum schreiben wir Software. Weitere Xidras.io Produkte sind auf Xidras.io zu finden.

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